Avansis.Documente este un modul software implementat de către compania Integrisoft Solutions, aplicație dedicată managementului documentelor care oferă facilități de înregistrare a documentelor și dosarelor în registratură, urmărirea circulației documentelor și a arhivării electronice, definirea de fluxuri electronice pentru documente (inclusiv a celor reglementate ISO), dar și a procedurilor de lucru interne.
Organizațiile care au ales să utilizeze Avansis.Documente ca soluție informatică alternativă a modului de lucru ‘clasic’, în care documentele sunt transmise de pe un birou pe altul până când acestea primesc un răspuns, beneficiază de o soluție complexă, dar simplu de utilizat, în care utilizatorii au posibilitatea de a transmite un dosar către un alt utilizator din același departament sau un departament diferit, sau după caz, către alte instituții subordonate.
Un alt beneficiu îl reprezintă integrarea facilă cu alte module sau aplicații existente, dar și cu sistemul informatic integrat Avansis, ce ajută organizațiile să adopte cât mai ușor în viața de zi cu zi transformarea digitală și transformarea informațiilor ce sunt tranzitate zilnic între departamente – dar și în exteriorul lor, în adevărate ecosisteme informatice inteligente.
Acesta asigură o comunicare continuă între aplicațiile sistemului integrat Avansis, are acces la o singură baze de date comună, conținând un set complex de rapoarte.
Aplicația de tip web este accesibilă de oriunde, 24h/24, 7z/7, accesul utilizatorilor efectuându-se pe bază de utilizator și parolă (aceleași credențiale fiind folosite pentru toate aplicațiile integrate ce sunt instalate pe serverul clientului respectiv):
Odată autentificat, aplicația permite un grad ridicat de control asupra activității, utilizatorul putând afla oricând în ce stadiu se află un anumit dosar, dar și cât timp a fost scurs pentru rezolvarea unui răspuns, accesând informațiile ce țin de circulația – persoanele care au contribuit efectiv la realizarea răspunsului pentru acel document:
Încă de la configurarea aplicației, utilizatorii au acces la o bază de date comună, actualizată în timp real indiferent de modulul în care sunt înregistrate datele, asigurând o comunicare continuă între aplicațiile sistemului integrat.
Totodată, aplicația folosește nomenclatoare comune, utilizatorii cu drepturi suplimentare putând realiza modificările necesare acestora din interfață. Administrarea utilizatorilor, a drepturilor pe ecranele și meniurile specifice unui departament, a organigramei (cu angajații și funcțiile aferente), a registrelor folosite de fiecare organizație, toate aceste lucruri putând fi realizate ușor, dintr-un singur loc:
O serie de operații pe care utilizatorii le pot realiza, în funcțiile de drepturile acordate, ar putea fi următoarele:
- înregistrarea și vizualizarea persoanelor fizice și juridice:
- înregistrarea dosarelor: documente de registratură, petiții, delegații, etc:
Unui dosar utilizatorul îi alege tipul documentului, fluxul predefinit pe care acesta o să îl urmărească, proveniența, cuvinte cheie, alte dosare conexate, dar și fișierele atașate acelui dosar (printre altele), pentru a le putea identifica mai ușor în arhiva electronică de documente:
- Transmiterea dosarelor pe flux către unul sau mai mulți utilizatori:
- emiterea rapoartelor de eficiență, a statisticilor și a diverselor registre:
- arhivarea electronică a dosarelor înregistrate:
Avansis.Documente este o soluție completă pentru managementul documentelor și fluxurilor organizaționale, potrivită oricărui tip de companie.
Companiile de succes sunt cele care adoptă din timp soluții de digitalizare și fac pași, mai mici sau mai mari către conceptul de “paperless”, în care toate documentele circulă digital, dar și cu trasabilitate. În general o aplicație de document management este nevoie să asigure îndeplinirea proceselor cu ușurință și trebuie să permită angajaților să știe exact ce au de făcut în orice moment, atât scriptic, dar și electronic.
În această eră a schimbării continue și a digitalizării, simțim cu toții nevoia de a folosi nu doar de sisteme integrate perfect funcționale, ușor de înțeles, ci și ușor de utilizat, pentru noi și pentru colegii noștri.
Avansis.Documente este și va rămâne un bun exemplu de urmat și de adoptat.