Un sistem informatic de managementul documentelor poate fi utilizat pentru a stabili:
- Activitățile care trebuie realizate în cadrul unei companii,
- Responsabilii acestor activități,
Pas 1.
X este inițiatorul și introduce o sarcină în sistem şi alocă un responsabil, Y. Y primește, în mod automat un e-mail prin care este notificat de noua sarcină.
Pas 2.
Y termină partea lui din sarcină, intră în sistem, scrie un comentariu la sarcină, după care modifică responsabilul, pe colegul său Z. Este rândul lui Z să efectueze sarcina.
Pas 3.
Z primește automat un email prin care este notificat că sarcina respectivă a trecut în responsabilitatea lui şi că se așteaptă acțiunea din partea lui pentru a progresa.
Pas 4.
Z termină sarcina și o trece din starea ”în lucru” în ”stare finalizat”.
Pas 5.
X primește automat un email în care este notificat de faptul că sarcina a fost finalizată.
Pas 6.
La final, X tipărește un raport cu evoluția sarcinii, cum au colaborat membrii grupului, comentariile care s-au făcut pe parcurs și performanța individuală a fiecăruia.
Acesta este un exemplu foarte simplu de utilizare a unei soluții de managementul documentelor în cadrul unei firme, care implică, trei angajați. În acest caz, activitatea este privită ca un document care circulă între angajați. Însă, fluxul de lucru poate fi dezvoltat mult mai mult, în funcție de cerințele specifice fiecărei companii.