Soluțiile de arhivare electronică sunt din ce în ce mai mult utilizate de către marile companii și instituții publice pentru a proteja documentele originale contra degradării fizice. Sunt destul de des întâlnite situațiile în care este nevoie de conținutul unui document și nu de documentul fizic, în sine. În acest sens, documentul, în formă online este mult mai necesar și eficient pentru finalizarea activității respective.
De asemenea, aceste soluții permit și regăsirea informațiilor cheie într-un timp cât mai scurt, în condiții de securitate și acces controlat. Însă, pentru arhivarea electronică se cer anumite cerințe funcționale și de calitate, precum:
-> Un sistem informatic de management de documente conține aplicații ușor de utilizat, foarte intuitive și bine organizate.
-> Cerințele funcționale și de calitate prioritare pentru un sistem informatic de gestiune a documentelor trebuie să includă referiri la următoarele probleme:
- Stocarea. În acest sens, este recomandat să se răspundă la următoarele întrebări: Unde și în ce condiții, în ce formate se stochează, se pot salva sau arhiva documentele? Un sistem de gestiunea documentelor trebuie să permită stocarea oricărui tip de document. De asemenea, acest sistem trebuie să fie extensibil în sensul ca să ofere posibilitatea definirii unor noi tipuri de documente.
- Catalogare, organizare, indexare. În acest sens, este recomandat să se răspundă la următoarele întrebări: Care sunt procedeele care fac posibile catalogarea și organizarea documentelor introduse în sistem? Ce tip de indexare aplica sistemul, ce date se vor stoca pe parcursul indexării documentelor astfel încât pe parcurs ne vor ajuta în regăsirea documentelor?
- Securitatea documentului și a sistemului . Cum se poate accesa documentul, cum e protejat la accesare neautorizată, la citirea sau imprimarea de către persoane neautorizate, sau chiar la ștergerea acestora? În ce măsură utilizatorii pot intra în sistem, cum pot fi gestionați pentru a-i adăuga la diferite grupuri de drepturi? Cum se poate urmări activitatea utilizatorilor din punct de vedere al securității și al criteriilor de performanță, ce fișiere se pot obține privind activitatea utilizatorilor?
-> Sistemul de gestiune a documentelor trebuie să fie un sistem deschis astfel încât să poată fi utilizat de toți membrii unei organizații. Pentru realizarea acestei cerințe se ia în considerație asigurarea securității acestuia. Securitatea presupune definirea unor drepturi de acces utilizatorilor în funcție de rolul fiecărui utilizator în cadrul organizației.
-> Protecția față de calamități. Cum asigură și protejează un astfel de sistem continuitatea mersului afacerii în caz de calamități? Sunt necesare soluții de garantare și după cat timp se poate restabili accesul la documente în cazul unor probleme minore sau majore.
-> Casare, perioada de stocare. Cât timp trebuie să se păstreze documentele în sistemul electronic de management al documentelor, când se pot casa, când se poate și care sunt acele documente care trebuie stocate în arhivă?
-> Arhivare. Cum se poate asigura dreptul de accesare ulterioară a documentelor salvate, arhivate şi stocate?
-> Partajare, repartizare, lucrul în echipă. Cum se poate oferi accesibilitate la documentele necesare acelor grupuri din organizație pentru a-și desfășura activitățile? Cum se poate lucra, aproba în comun aceste documente?
-> Fluxuri de lucru. Ce sprijin oferă sistemul de management al documentelor diferitelor procese pentru gestionarea activităților? Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat de documente prezintă numeroase avantaje.
-> Se pot evidenția beneficiile rezultate din rutarea automată, integrarea modulelor, monitorizarea activităților, notificarea automată a problemelor, folosirea grupurilor de lucru, facilități în urmărirea documentelor. Sistemul trebuie să ofere un mediu organizat și bine structurat, pentru a se ajunge la rezultatele de eficiență și productivitate urmărite la nivelul companiei respective.