Implementarea managementului documentelor la nivelul unei companii: etape și procese

Etapele implementării managementului documentelor sunt prezentate în figura următoare:

Fig. 1 Etapele managementului documentelor

Procesele care iau parte la implementarea managementului documentelor, în cadrul unei companii sunt:

Fig.2 Procesele implementării managementului documentelor

Managementul documentelor capătă o importanță aparte în cadrul companiilor private, mai ales, în cadrul acelor companii cu un număr mai mare de angajați sau de clienți, dar și în cadrul companiilor cu o diversitate mai mare de servicii oferite. Beneficiile existenței managementului documentelor, implementat alături de celelalte tipuri de management, la nivelul intern al unei companii sunt:

• Oferă o mai bună organizare la nivelul intern al companiei,
• Oferă o mai mare vizibilitate asupra informațiilor despre clienți, parteneri, furnizori, dar și proprii angajați,
• Are în vedere organizarea activităților diferitelor departamente în cadrul companiei,
• Are în vedere facilitarea desfășurării activității companiei, în funcție de specificul și domeniul acesteia,
• Facilitează accesul personalului, mult mai ușor, la documente mai vechi, necesare pentru finalizarea unei anumite activități,
• Asigură controlul și securitatea documentelor interne de natură personală,
• Crește capacitatea companiei de gestiune a datelor și informațiilor cu volum mare (big data),
• Crește gradul de eficiență în utilizarea datelor cu volum mare (big data),
• Implică resurse financiare, materiale și umane, relativ mici pentru implementarea și gestionarea acestui tip de management.

Pe lângă etapele și procesele prezentate anterior, în cadrul managementului documentelor, se impune și respectarea următoarelor aspecte:

Fig. 3 Factorii de care trebuie să se țină cont în implementarea managementului documentelor

Astfel, ca o definiţie general acceptată de teoreticienii şi practicienii din domeniu, managementul documentelor reprezintă ”procesul de administrare a documentelor unei companii, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare şi până la distrugerea lor”. Managementul documentelor îndeplinește și următoarele criterii, la nivelul intern al unei companii:

• face parte din strategia comunicaţională şi informaţională a unei instituţii;
• asigură flexibilitatea şi adaptarea organizaţiei la dinamica evoluţiei tehnologiei informaţiei (IT);
• influenţează şi este influenţat de sistemul de management şi cultura organizaţională;
• se poate realiza prin proceduri tip: „top – down” – prin crearea unui instrument unic şi unitar transmis de către conducătorii companiei,
• nu funcţionează fără să fie interconectat cu celelalte sisteme manageriale ale unei astfel de organizaţii,
• este conectă cu celelalte noţiuni ce ţin de managementul documentelor și de celelalte mijloace aflate la dispoziţia managerului unei companii, pentru a asigura buna funcţionare a acestora, adică pentru a asigura conducerea eficientă,
• crearea şi transmiterea unui document se bazează pe procedurile administrative tipice managementului intern,
• managementul documentelor nu ar putea funcţiona dacă nu ar exista un sistem comunicaţional şi informaţional viabil în cadrul companiei.

La nivel intern, circuitul documentelor urmărește, strict circuitul ierarhic. În cadrul acestui sistem pot fi realizate trei forme necesare de comunicare și de transmitere a documentelor:

• comunicarea de sus în jos: fluxul de informaţii circulă de la vârful spre baza companiei, prin mesajele generate de managerii de la nivelurile cele mai înalte ale instituţiei şi adresate acelora de la nivelurile inferioare. Aceste mesaje se concretizează prin decizii, instrucţiuni, proceduri, reglementări interne, norme, rapoarte etc. şi constituie baza procedurilor tipice managementului documentelor într-o companie;
• comunicarea de jos în sus porneşte de la baza companiei spre vârf, de la subordonaţi către nivelele superioare de conducere. Prin intermediul acestor canale de comunicare ar trebui să fie furnizate informaţii pentru fundamentarea deciziilor şi verificarea validităţii acestora;
• comunicarea orizontală are loc între departamente sau unităţi funcţionale, între persoane care ocupă poziţii situate pe acelaşi nivel ierarhic în sistemul de management, şi este de obicei folosită ca mijloc de coordonare a eforturilor între acestea,
• comunicarea oblică care apare, de obicei între persoane ce ocupă posturi situate pe niveluri ierarhice diferite, fără ca între acestea să existe relaţii de autoritate de tip ierarhic. De aceea, în paralel cu reţelele formale se constituie linii de comunicaţii informale, între angajaţii cu poziţii similare sau diferite în ierarhia organizaţională.

De asemenea, în cadrul managementului documentelor are loc și comunicarea informală. Acesteia îi sunt proprii următoarele caracteristici:

• se constituie spontan pe baza unor interese şi preocupări comune, a nemulţumirilor resimţite în comun faţă de şefi sau a unor tipuri de trăsături comune ale angajaţilor;
• are o natură preponderent subiectivă, care ţine de părerile personale ale emiţătorului şi destinatarului,
• există în orice companie, dar este folosită opţional, în special pentru vehicularea unor informaţii care nu pot fi propagate pe cale oficială,
• managerul trebuie să îi acorde atenţie pentru a încerca să înţeleagă factorii care influenţează salariaţii, în afara politicilor și a procedurilor de lucru oficiale ale întreprinderii.

Implementarea etapelor specifice managementului documentelor pot fi perturbate şi de sistemul birocratic specific companiei respective. Astfel, chiar şi atunci când prin circuitul ierarhic informaţiile se transmit cu bună credinţă, procesul poate fi dureros de lent şi îşi pierde eficacitatea. O altă modalitate de a crea distorsiuni ale managementului documentelor în cadrul unei companii este folosirea filtrării. Filtrarea este tendinţa de a dilua sau de a opri un mesaj aflat în curs de transmitere. Pentru a preveni filtrarea informaţiilor unii manageri încearcă scurtcircuitarea verigilor din lanţul ierarhic prin „politica uşilor deschise”: posibilitatea oferită angajaţilor de a comunica direct cu un manager fără a parcurge circuitul ierarhic. Aceasta este o modalitate eficientă de a afla mersul companiei respective, de-a lungul structurilor ierarhice, utilizată mai ales în cadrul companiilor mari sau cu o structură organizațională puternică.

Așadar, managementul documentelor, deși este un concept și o practică, aflată în plină dezvoltare la nivelul companiilor private naționale, aduce numeroase beneficii în cadrul companiilor care aleg să implementeze acest tip de management. Pentru implementarea lui, după cum am prezentat și anterior, este nevoie de respectarea anumitor etape și procese, dar și de o cunoaștere prealabilă a componentelor esențiale ce țin de compania respectivă și de cultura sa organizațională.