Problematica gestiunii documentelor în cadrul unei companii private

Sistemele pentru managementul documentelor s-au dezvoltat pe parcursul a două perioade de evoluție. Primele soluții dezvoltate au fost cele ce țin de ”arhivarea electronică”. În perioada respectivă, 90% dintre soluţii erau concentrate în domeniile de administraţie publică şi bănci (inclusiv domeniul asigurărilor). A două perioadă s-a dezvoltat o dată cu evoluţia reţelelor, a soluţiilor multimedia şi a informaticii în general, chiar din anul 1995.

Din acel moment, documentul electronic a devenit ”multimedia”: îmbină textul cu imaginile și filmulețele video. Din acest punct de vedere, un mare progres ce a fost realizat are în vedere capacitățile mari de stocare, dar cu resurse reduse.

Managementul actual al documentelor include și standardele care fac referire la totalitatea acelor protocoale de rețele, dar și la sistemele de exploatare şi la conectivitatea între diferitele platforme. Din acest punct de vedere, interfețele om-maşină s-au simplificat mult pentru a face tehnologiile informatice accesibile persoanelor cu competențe informatice minime, cel puțin.

Astfel, justificarea achiziționării unui sistem de managementul documentelor devine astfel, parte importantă şi integrantă a sistemului informaţional al organizaţiilor şi joacă, din acest moment, ”un rol economic şi strategic deoarece prin utilizarea şi administrarea eficientă a informaţiei se poate obţine un avantaj competitiv”. Aceasta este, de fapt, viziunea și rolul care trebuie conferite unui sistem de managementul documentelor: ”componenta unui sistem de informare și de comunicare, ce integrează tehnologiile de vârf din domeniile multimedia și ale telecomunicațiilor”.

Raportat la companiile private de la nivel național, cele mai multe dintre acestea, utilizează stocarea clasică. Acestea sunt urmate de cele care utilizează, atât stocarea clasică, cât și stocarea electronică. De asemenea, în funcție de specificul activității, de fluxul și volumul de documente, problema stocării poate fi una de amploare, la nivelul intern al companiei respective. De asemenea, stocarea electronică, în cadrul acestor companii presupune și ”utilizarea unei aplicații de management al documentelor, stocarea documentelor pe server-ul local , și chiar realizarea copiilor de siguranță pe anumite dispozitive”.

Din punct de vedere al managementului documentelor, stocarea tinde să devină o problemă odată cu ”extinderea activităţii firmelor, a creşterii numărului de tranzacţii comerciale sau după o perioadă mai lungă de funcţionare”. Astfel, stocarea clasică a documentelor prezintă inconvenientul alocării unui spațiu fizic de depozitare, a identificării ulterioare greoaie şi a consumului de timp pentru regăsirea documentelor.

La nivelul intern al companiei, documentul este și un instrument important de comunicare între departamentele interne ale companiei. De aceea, monitorizarea şi controlul documentelor, organizarea acestora, rapiditatea luării deciziilor la nivel de conducere şi la nivel departamental sunt motivaţii ale importanţei acordate circuitului informaţional.

Preocuparea principală legată de documentele unei companii este îndreptată către modalitatea de organizare a acestora, deoarece se doreşte monitorizarea fluxului informaţional intern.

Necesitatea de comunicare internă a companiei dă naștere unui flux al documentelor și unor procese specifice acestora. Din acest punct de vedere, documentul este un instrument important de comunicare între departamentele unei companii, între locațiile acesteia şi în discuțiile cu partenerii, clienții sau furnizorii.

Din punct de vedere al managementului documentelor există mai multe scenarii, dintre care: