Justificarea achiziţionării unui sistem de management a documentelor devine parte importantă şi integrantă a sistemului informaţional al organizaţiilor şi joacă un rol economic şi strategic la nivelul unei companii. Asta, deoarece prin utilizarea şi administrarea eficientă a informaţiei se poate obţine un avantaj competitiv. Acesta este, de fapt, viziunea unui sistem de managementul documentelor:
- componenta unui sistem de informare şi de comunicare, ce integrează ultimele cuceriri tehnologice din domeniile multimedia şi ale telecomunicaţiilor.
- principalele tipuri de soluţii pentru managementul documentelor, în special a bibliotecilor de documente şi configurărilor de fluxuri.
- Elemente centrale al unui sistem de management de documente, bibliotecile de documente conţin:
- Documente relative la proiect,
- Proceduri ale sistemului calităţii, manualul calităţii,
- Norme, proceduri, regulamente care sunt la dispoziția angajaților pentru a fi consultate oricând,
- Documente interne de informare.
- Aplicaţii de flux (workflow) – Documentele într-o organizaţie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe rute clar definite prin proceduri interne. De aceea, sistemele de management de documente conţin aplicaţii de flux care determină cu precizie unde se trimite un document, dacă a ajuns la destinaţie, când a fost redirectat şi care este statutul lui la un moment dat. Printre aplicaţiile de flux se numără:
- Informaţii trimise din/în sistemul intern spre informare/aprobare,
- Planuri de Rapoarte de activitate,
- Referate, Note, Cereri, Cereri de Concediu, Cereri de Transport, Cereri de Achiziţii,
- Generare şi publicarea de politici pentru asigurarea calităţii, a politicilor de resurse umane,
- Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile sistemului calităţii, multiple aprobări,
- Tratarea neconformalităţilor.
Un sistem de management de documente conţine aplicaţii uşor de utilizat, intuitive şi bine organizate, are un sistem integrat de mesagerie electronică pentru comunicaţii rapide şi sigure în interiorul companiei şi cu alte organizaţii sau agenţi economici conectaţi la Internet şi permite:
- circulaţia documentelor pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de către autorul documentului, cu posibilitatea aprobării sau respingerii acestora;
- crearea standardizată, distribuirea şi circulaţia informaţiilor şi documentelor interne din companie, precum şi a celor generate în relaţia cu alte organizaţii, asigurându-se cele mai înalte standarde de securitate şi confidenţialitate;
- urmărirea stării documentelor, în diferite stadii prin care trec acestea, evidenţierea modului de rezolvare a documentelor. Sistemul permite persoanelor autorizate din companie să cunoască în orice moment unde se află un document şi care este starea acestuia, prin înregistrările care se fac asupra documentelor;
- posibilitatea de a obţine automat statistici şi situaţii privind dosarele rezolvate sau în lucru.
De asemenea, comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat de documente prezintă numeroase avantaje:
- rutare automată;
- sistem integrat;
- monitorizarea activităţilor;
- notificarea în timp real a problemelor apărute;
- folosirea grupurilor în managementul de administrare a drepturilor;
- facilităţi în urmărirea documentelor.
Managementul documentelor este o arie al cărei potenţial nu a fost încă explorat la maxim. Deşi documentele sunt suportul pentru orice tranzacţie, fie ea internă companiei sau în relaţiile cu terţii, realitatea ne confirmă că oamenii în general sunt încă fideli formatului fizic al documentului.
O conectare globală prin intermediul documentelor nu va avea ca efect obligatoriu apariţia birourilor fără hârtie. Tehnologiile care permit administrarea şi gestionarea documentelor, fără necesitatea de a le tipări, cresc semnificativ cantitatea de informaţie înglobată în documentele unei firme, aceasta putându-se dubla chiar anual. Cu toate acestea, noile structuri administrative, noile tehnici şi strategii vor sprijini comunicarea şi colaborarea în sensul măririi eficienţei şi a gradului de satisfacţie în munca cotidiană.